會(huì)議策劃方案是會(huì)議策劃成果以文件形式的反映和表達(dá)，是會(huì)議策劃目標(biāo)、意圖和實(shí)施細(xì)則的書(shū)面形式，是會(huì)議工作組織根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和指示制定的詳細(xì)書(shū)面計(jì)劃。它是會(huì)議籌備工作的基礎(chǔ)，是籌備工作有序進(jìn)行的保障。會(huì)議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由會(huì)議組織實(shí)施。

會(huì)議策劃方案主要包括會(huì)議概要、會(huì)議日程及相關(guān)事務(wù)、會(huì)議預(yù)算以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

會(huì)議策劃方案的主要內(nèi)容

1）會(huì)議概要

在會(huì)議的概要部分，確定會(huì)議的主題。會(huì)議主題要與會(huì)議目標(biāo)相一致，同時(shí)要有號(hào)召力、關(guān)注力和共鳴力。例如，區(qū)域商務(wù)合作論壇的主題可以是“共謀未來(lái)”。公司新產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)動(dòng)員會(huì)以“開(kāi)拓市場(chǎng)，創(chuàng)新品牌”為主題。為了使主題更加生動(dòng)、通俗，在主題表達(dá)中經(jīng)常使用圖形符號(hào)。例如，用“攜手并進(jìn)，創(chuàng)造區(qū)域商業(yè)之光”等圖形來(lái)表達(dá)“共謀未來(lái)”的主題。

會(huì)議的具體時(shí)間和地點(diǎn)也應(yīng)在方案中明確。涉及多個(gè)會(huì)場(chǎng)的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)標(biāo)明會(huì)場(chǎng)。最好明確會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)，如主席團(tuán)、書(shū)記組、宣傳組、會(huì)務(wù)組、保衛(wèi)組等，確定各小組負(fù)責(zé)人，確保會(huì)議工作的落實(shí)。對(duì)于涉及特殊設(shè)備要求的會(huì)議，應(yīng)在滿足規(guī)劃方案中規(guī)定設(shè)備品種、規(guī)格和具體要求。

2）會(huì)議日程及相關(guān)事務(wù)

會(huì)議日程是會(huì)議計(jì)劃的主要部分。會(huì)議日程往往是由時(shí)間和事件組成的表格，但會(huì)議的許多主要事項(xiàng)卻無(wú)法在日程中詳細(xì)列出。因此，對(duì)于會(huì)議策劃者來(lái)說(shuō)，一份涵蓋會(huì)議從策劃、實(shí)施到評(píng)價(jià)、反饋各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)明細(xì)表是必要的。會(huì)議日程應(yīng)考慮參會(huì)人員的到達(dá)和離開(kāi)時(shí)間、各時(shí)段的活動(dòng)安排、會(huì)議的主題內(nèi)容、活動(dòng)地點(diǎn)等，除了會(huì)議的正式議程，包括就餐、參觀、娛樂(lè)和休息安排外，還需要考慮到細(xì)節(jié)盡可能準(zhǔn)確。一份詳細(xì)的會(huì)議日程和相關(guān)事務(wù)清單實(shí)際上為會(huì)議的組織提供了藍(lán)圖。如果按照藍(lán)圖辦事，自然可以有條不紊地組織會(huì)議，實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)定的目標(biāo)。

3）會(huì)議預(yù)算以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)

會(huì)議預(yù)算應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，包括交通費(fèi)、食宿費(fèi)、場(chǎng)地租金、會(huì)議資料等固定費(fèi)用。會(huì)議的預(yù)算通常是按照“節(jié)約、高效”的原則來(lái)運(yùn)作的。