會議策劃方案是會議策劃成果以文件形式的反映和表達，是會議策劃目標、意圖和實施細則的書面形式，是會議工作組織根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和指示制定的詳細書面計劃。它是會議籌備工作的基礎(chǔ)，是籌備工作有序進行的保障。會議策劃方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由會議組織實施。

會議策劃方案主要包括會議概要、會議日程及相關(guān)事務(wù)、會議預(yù)算以及其他需要說明的事項。

會議策劃方案的主要內(nèi)容

1）會議概要

在會議的概要部分，確定會議的主題。會議主題要與會議目標相一致，同時要有號召力、關(guān)注力和共鳴力。例如，區(qū)域商務(wù)合作論壇的主題可以是“共謀未來”。公司新產(chǎn)品營銷動員會以“開拓市場，創(chuàng)新品牌”為主題。為了使主題更加生動、通俗，在主題表達中經(jīng)常使用圖形符號。例如，用“攜手并進，創(chuàng)造區(qū)域商業(yè)之光”等圖形來表達“共謀未來”的主題。

會議的具體時間和地點也應(yīng)在方案中明確。涉及多個會場的會議，應(yīng)當逐項標明會場。最好明確會議的組織機構(gòu)，如主席團、書記組、宣傳組、會務(wù)組、保衛(wèi)組等，確定各小組負責(zé)人，確保會議工作的落實。對于涉及特殊設(shè)備要求的會議，應(yīng)在滿足規(guī)劃方案中規(guī)定設(shè)備品種、規(guī)格和具體要求。

2）會議日程及相關(guān)事務(wù)

會議日程是會議計劃的主要部分。會議日程往往是由時間和事件組成的表格，但會議的許多主要事項卻無法在日程中詳細列出。因此，對于會議策劃者來說，一份涵蓋會議從策劃、實施到評價、反饋各個環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)明細表是必要的。會議日程應(yīng)考慮參會人員的到達和離開時間、各時段的活動安排、會議的主題內(nèi)容、活動地點等，除了會議的正式議程，包括就餐、參觀、娛樂和休息安排外，還需要考慮到細節(jié)盡可能準確。一份詳細的會議日程和相關(guān)事務(wù)清單實際上為會議的組織提供了藍圖。如果按照藍圖辦事，自然可以有條不紊地組織會議，實現(xiàn)會議預(yù)定的目標。

3）會議預(yù)算以及其他需要說明的事項

會議預(yù)算應(yīng)根據(jù)實際情況，包括交通費、食宿費、場地租金、會議資料等固定費用。會議的預(yù)算通常是按照“節(jié)約、高效”的原則來運作的。